Fruitful Office Privacybeleid (website)
Laatste update: 24 mei 2018
We respecteren uw privacy en uw recht om uw persoonsgegevens zelf te beheren. Onze belangrijkste richtlijnen zijn derhalve eenvoudig. We zullen duidelijk zijn over de gegevens die we verzamelen en waarom we ze verzamelen. Uw gegevens zijn belangrijk voor ons en we zullen ze dan ook zorgvuldig en veilig bewaren. Wij verkopen uw gegevens niet en zullen deze ook in de toekomst niet aan derden verkopen.
Wij werken alleen met zakelijke klanten wat betekent dat we enkel geïnteresseerd zijn in uw 'bedrijfsgegevens', en in de gegevens waarmee we u kunnen identificeren zodat we met u kunnen communiceren als zijnde vertegenwoordiger van het bedrijf waarvoor u werkt, dit zowel op momenten dat u informatie inwint over Fruitful Office, alsook wanneer u een klant bent die onze service ontvangt.
Het belangrijkste doel voor het verzamelen van uw gegevens is om u te informeren over onze service en om onze servicevoorwaarden na te kunnen komen als u bij ons een fruitbezorgingsservice opstart. U krijgt onze servicevoorwaarden als u een account bij ons aanmaakt.
Dit Privacybeleid (het 'Beleid') geeft uitleg over de persoonsgegevens die wij van u verzamelen - iets dat we altijd rechtstreeks doen - en hoe we de gegevens gebruiken. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die kunnen worden gebruikt om u te identificeren of waarmee wij u kunnen identificeren.
Lees dit Beleid zorgvuldig door om te begrijpen hoe Fruitful Office uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en deelt. De termen 'wij', 'ons' of 'Fruitful Office' zijn allemaal bedoeld als verwijzing naar Fruitful Office Benelux.
De inhoud van dit Beleid:
- Soorten Persoonsgegevens die we verzamelen
- Interacties tussen de klanten en Fruitful Office
- Hoe we Persoonsgegevens gebruiken
- Hoe we Persoonsgegevens mogelijk delen
- De wettelijke basis voor het gebruik van Persoonsgegevens
- Beveiliging, opslag en behoud van Persoonsgegevens
- Uw rechten en keuzes
- Ons gebruik van cookies en andere vergelijkbare technologieën
- Contact opnemen met ons
- Wijzigingen in ons Privacybeleid
Soorten Persoonsgegevens die we verzamelen
Gegevens die u ons verstrekt
Wij verzamelen gegevens die u ons op vrijwillige basis verstrekt, zoals uw naam, zakelijke telefoonnummer, en zakelijke e-mailadres; bijvoorbeeld wanneer u meer wilt weten over de producten en services van Fruitful Office, of wanneer u contact opneemt met onze Klantenservice voor assistentie bij het bestellen van fruit voor uw bedrijf.
Gegevens die we automatisch verzamelen
Wij verzamelen automatisch gegevens over u, bijvoorbeeld gegevens die verzameld zijn door cookies en soortgelijke technologieën als u onze website gebruikt, bezoekt, of via onze websites met ons communiceert. We kunnen bijvoorbeeld informatie verzamelen over het type apparaat dat u gebruikt als u onze websites bezoekt, het besturingssysteem en de versie ervan, uw IP-adres, uw algemene geografische locatie aan de hand van uw IP-adres, uw browsertype, de pagina's die u op onze websites bezoekt, en of er sprake is van interacties met de beschikbare inhoud op onze websites en hoe deze interacties plaatsvinden.
Gegevens die we van derden verzamelen
We verzamelen gegevens van derden met betrekking tot werknemers van bedrijven waarvan we denken dat ze geïnteresseerd zijn om meer te weten te komen over de service van Fruitful Office. De meeste van deze bronnen zijn openbaar, zoals bedrijfswebsites. We kunnen bij gelegenheid gegevens verkrijgen van dataleveranciers, in welk geval we alles wat met die gegevens te maken heeft nauwgezet zullen onderzoeken om er zeker van te zijn dat we die gegevens mogen gebruiken, met inbegrip van de oorspronkelijk gegevensbron, de aard en de datum van de toestemming.
Interacties tussen klanten en Fruitful Office
Om de informatie in dit Beleid begrijpelijk te maken hebben we verschillende situaties belicht waarin Fruitful Office mogelijk persoonsgegevens van klanten verzamelt. De interacties van klanten met Fruitful Office zijn onderverdeeld in de volgende categorieën:
Meer te weten komen over Fruitful Office
Als u informatie verzamelt over Fruitful Office kunt u ons virtueel of fysiek bezoeken. Voorbeelden hiervan zijn het bezoeken van onze website, het leggen van contact met ons verkoopteam, of de interactie tijdens een evenement waar Fruitful Office aanwezig is. Als u meer zou willen weten over de producten en services van Fruitful Office kunt u tijdens deze interacties vrijwillig persoonsgegevens verstrekken, zoals uw naam en uw zakelijke e-mailadres. We kunnen, als u onze website bezoekt, ook online informatie over u verzamelen via cookies of soortgelijke technologieën.
- We verzamelen:
- Uw naam;
- zakelijke telefoonnummer; en
- zakelijke e-mailadres.
- Waarom: We gebruiken deze gegevens om u meer informatie te kunnen geven over onze producten en services, waaronder het toezenden van een gratis exemplaar van ons product. Het is overigens een rechtmatig belang van ons om uw persoonsgegevens voor deze doeleinden te verwerken.
Bestellen bij Fruitful Office
Als u besloten heeft om fruit of andere producten bij Fruitful Office te bestellen kunt u zich aanmelden voor onze service op onze website (www.fruitfuloffice.be), of via een lid van ons verkoopteam. Wanneer u zich aanmeldt voor onze service, vragen wij u een aantal gegevens te verstrekken zodat we onze verplichtingen onder de servicevoorwaarden kunnen nakomen.
- We verzamelen:
- Uw naam;
- functie;
- zakelijke telefoonnummer; en
- zakelijke e-mailadres.
- Waarom: We gebruiken deze gegevens zodat we de service kunnen verlenen waarvoor u zich heeft aangemeld, we weten aan wie we onze producten dienen af te leveren, met wie we contact op moeten nemen in het geval van problemen met uw account of levering, aan wie we onze facturen moeten versturen, en met wie we contact op moeten nemen in verband met vragen over accounts. Voor het uitvoeren van de overeenkomst met u is het noodzakelijk dat wij deze persoonsgegevens van u kunnen verwerken. Het is goed om te weten dat we geen informatie bewaren over betalingen, bankpassen of creditcards. Als u ervoor kiest om een factuur te betalen met een bankpas/ creditcard dan wel middels een automatische incasso, wordt die betaling veilig verwerkt via de betaalwebsite van de verwerkende derde partij. U dient u er dan ook voor te zorgen dat u het Privacybeleid van die derde partij leest en begrijpt.
Hulp van Fruitful Office
U neemt wellicht op gezette tijden contact op met onze Klantenservice of de Financiële administratie voor hulp bij doen van bestellingen. Met het oog op het bieden van de best mogelijke service kunnen wij bepaalde gegevens van u verzamelen om daarmee uw bedrijfs-account te identificeren en er zeker van te zijn dat u gemachtigd bent om uw bedrijf te vertegenwoordigen met betrekking tot de betreffende bestelling.
- We verzamelen contactgegevens zoals:
- Uw naam;
- functie;
- zakelijke telefoonnummer;
- zakelijke e-mailadres; en
- uw communicatieverslagen met het Fruitful Office-klantenserviceteam.
- Waarom: Wij verzamelen deze gegevens om u de best mogelijke en meest efficiënte klantenondersteuning te kunnen bieden. Voor vragen van klanten gebruiken we bijvoorbeeld contactgegevens om het account en het bijbehorende contacttype te kunnen identificeren. Het gebruik van dit soort gegevens is nodig voor het uitvoeren van de overeenkomst die we met u hebben.
Hoe we Persoonsgegevens gebruiken
Fruitful Office gebruikt de verzamelde gegevens om u te informeren over de producten en services die we aanbieden. We gebruiken de gegevens ook om met u te communiceren, bijvoorbeeld om u te informeren over uw account, nieuwe producten of services die beschikbaar zijn, en andere updates.
Het informeren van u over onze service
We gebruiken de door u verstrekte gegevens om meer te weten te komen over de status van de service ten einde u de informatie te kunnen geven waarnaar u op zoek bent. We kunnen deze gegevens ook gebruiken om contact met u op te nemen en te vragen of we u nog ergens mee van dienst kunnen zijn, alsmede om uw bedrijf een gratis exemplaar van ons product aan te bieden zodat u onze service zelf kunt ervaren voordat u zich ervoor aanmeldt. Dit type verwerking is noodzakelijk om onze rechtmatige belangen te dienen.
Het leveren van onze service
We gebruiken gegevens om de door ons aangeboden service te leveren, uit te voeren, te ondersteunen en te verbeteren, zodat u op de best mogelijke service kunt rekenen. Dit type verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst die we met u hebben.
Klantenservice
We gebruiken gegevens om te reageren op vragen van klanten, om hun bestellingen in goede banen te leiden, en om andere klantgerichte en ondersteunende services te bieden. Dit type verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst die we met u hebben.
Communicatie, marketing en reclame
We kunnen bepaalde verzamelde gegevens gebruiken ten behoeve van onze communicatie met u en om deze verder te personaliseren.
Om u een beter begrip te geven van de persoonsgegevens die wij bij verschillende gelegenheden verzamelen en gebruiken kunt u altijd contact opnemen met Fruitful Office, zie "Uw communicatie, marketing en advertentievoorkeuren" hieronder.
Hoe we Persoonsgegevens mogelijk delen
Fruitful Office verkoopt geen persoonsgegevens van onze klanten en zal dat ook nooit doen. Uw gegevens worden ook niet overgebracht naar landen buiten de Europese Unie. We verstrekken uw gegevens alleen overeenkomstig dit beleid. We delen gegevens met de volgende soorten derden.
Externe leveranciers
Fruitful Office maakt gebruik van verschillende externe leveranciers voor de uitvoering van services zoals websitebeheer en webhosting, potential customer pipeline management [tool ter ondersteuning van de planning], in verband met de verwerking van automatische incasso en e-mailcommunicatie. We delen uw persoonsgegevens alleen als dat nodig is om u de nodige ondersteuning te bieden bij het leren kennen van onze services, en om de service waarvoor u zich heeft aangemeld na te komen, welke service enkel gerealiseerd wordt door verkopers of agenten die namens ons werken in relatie tot de doeleinden die worden beschreven in dit Beleid. In deze gevallen zullen uw persoonsgegevens worden gedeeld met deze agenten of contractanten, maar enkel met het doel om namens Fruitful Office en in overeenstemming met dit Beleid services te verlenen. Het behoort tot ons rechtmatige belang om uw persoonsgegevens voor deze doeleinden te verwerken. Voor vragen over externe leveranciers kunt u ons een e-mail sturen naar privacy@fruitfuloffice.be.
Gedwongen verstrekking van gegevens
Wanneer dit wettelijk voorgeschreven is, en strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de services, of om onze rechten of die van onze klanten te beschermen, geven we uw persoonsgegevens aan rechtshandhavingsinstanties, onderzoeksorganisaties, of delen deze ten behoeve van gerechtelijke procedures.
Verkoop of fusie
We kunnen uw persoonsgegevens delen in geval van een fusie, overname of verkoop van alle of een deel van onze activa. Uiteraard zullen wij u via e-mail en/ of een duidelijke kennisgeving op onze website op de hoogte stellen en u informeren inzake uw rechten.
De wettelijke basis voor het gebruik van Persoonsgegevens
Met betrekking tot uw persoonsgegevens zijn er verschillende rechtsgrondslagen van toepassing, namelijk:
De uitvoering van een contract
Het gebruik van uw persoonsgegevens kan nodig zijn om de overeenkomst met u uit te voeren. Bijvoorbeeld in verband met de levering van onze producten en services, om uw account te registreren en onderhouden, om u van dienst te zijn met vragen omtrent uw leveringen of uw account, of om te reageren op uw vragen.
Rechtmatige belangen
We kunnen uw persoonsgegevens gebruiken met betrekking tot onze rechtmatige belangen. Wij vertrouwen bijvoorbeeld op ons rechtmatige belang om u van informatie te voorzien over onze service terwijl u zich informeert over Fruitful Office, of om u te informeren over de verschillende elementen van onze service wanneer u klant van ons wordt (zoals de driemaandelijkse updates over onze campagne om bomen te planten, de resultaten van ons jaarlijkse Klantonderzoek, of onze nieuwe producten). In verband met deze gevallen hebben we afwegingen gemaakt inzake rechtmatige belangen welke we hebben gedocumenteerd. We denken bijvoorbeeld dat het verstrekken van meer informatie over ons product en onze service (inclusief het sturen van een gratis voorbeeld van ons product) voldoet aan onze afweging betreffende een rechtmatig belang, omdat door het bezoeken van onze website en het invullen van uw persoonsgegevens u uw interesse in onze service heeft getoond. Op eventuele bezwaren uwerzijds zullen we reageren door niet langer contact met u op te nemen en u geen voorbeelden van onze producten meer toe te sturen.
U kunt zich altijd afmelden (opt-out) door, met uw persoonsgegevens, contact op te nemen met Fruitful Office op dezelfde manier waarop we contact met u hebben opgenomen (via ons verkoopteam of onze klantenservice), of door een e-mail te sturen naar privacy@fruitfuloffice.be. Houdt u er echter rekening mee dat er gevallen kunnen zijn waarbij een afmelding onze service aan u ernstig kan belemmeren (bijvoorbeeld als u ervoor kiest geen e-mails van ons meer te ontvangen inzake uw account).
Beveiliging, opslag en behoud van Persoonsgegevens
Veiligheid
Fruitful Office doet er alles aan om de veiligheid van uw persoonsgegevens te waarborgen. Alhoewel we goede voorzorgsmaatregelen nemen om de persoonsgegevens die we verzamelen te beveiligen is geen enkel beveiligingssysteem ondoordringbaar.
Ondanks het feit dat geen enkele service volledig veilig is, neemt Fruitful Office voorzorgsmaatregelen om te voorkomen dat gegevens over u verloren gaan, gestolen worden, verkeerd worden gebruikt, dan wel in onbevoegde handen vallen, aan anderen worden verstrekt, of worden gewijzigd of vernietigd. We bewaren de door u verstrekte persoonsgegevens bijvoorbeeld op computersystemen die zich op beveiligde locaties bevinden en alleen voor geautoriseerde medewerkers toegankelijk zijn. We zorgen er ook voor dat onze externe leveranciers van datacenter adequate beveiligingsmaatregelen treffen. Bovendien worden uw gegevens tijdens de overdracht via het internet gecodeerd middels Transport Layer Security (TLS). Houdt u er rekening mee dat uw wachtwoord is opgeslagen als zogeheten one-way hash, wat betekent dat het wachtwoord door niemand kan worden hersteld (of openbaar gemaakt), ook niet door Fruitful Office. Het wachtwoord kan alleen worden gereset.
U heeft enkel toegang tot uw online gebruikersruimte op onze website zodat u uw account en bestellingen elektronisch kunt beheren met behulp van een eigen gebruikersnaam en wachtwoord. Om de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens te beschermen dient u uw wachtwoord vertrouwelijk te houden en met niemand anders te delen. Als u denkt dat uw wachtwoord is misbruikt neem dan onmiddellijk contact met ons op. U dient altijd uit te loggen en uw browser te sluiten als u klaar bent met uw sessie. Onthoud dat we u nooit ongevraagd per telefoon of e-mail om uw wachtwoord zullen vragen.
Als u vragen heeft over de beveiliging van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via privacy@fruitfuloffice.be.
Opslag
De persoonsgegevens die door Fruitful Office worden verzameld kunnen worden opgeslagen en verwerkt in uw regio, in het Verenigd Koninkrijk (bijvoorbeeld op ons speciale hostingplatform), of in een ander Europees land waar Fruitful Office of haar dochterondernemingen of serviceproviders gevestigd zijn of faciliteiten hebben. Fruitful Office heeft adequate methodes geïmplementeerd om persoonsgegevens te beschermen wanneer deze internationaal wordt overgedragen. Er worden geen gegevens overgebracht naar landen buiten de Europese Unie.
Retentie
Fruitful Office bewaart uw persoonsgegevens zolang deze nodig zijn en het gerechtvaardigd is om u te informeren over onze services, om services te verlenen, om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving (waaronder de wetten betreffende het bewaren van documenten), om geschillen met partijen te beslechten, en om ons in staat te stellen zaken te doen. Alle persoonsgegevens die we bewaren zijn onderhevig aan dit Privacybeleid en onze interne richtlijnen inzake retentie. Als u een vraag heeft met betrekking tot een specifieke bewaartermijn voor bepaald soort persoonsgegevens van u die wij verwerken, stuurt u dan een e-mail naar privacy@fruitfuloffice.be.
Uw rechten en keuzes
Uw rechten
- U kunt ons vragen om een kopie van de persoonsgegevens die wij van u bewaren;
- u kunt ons informeren inzake wijzigingen in uw persoonsgegevens, of vragen om de persoonsgegevens die wij van u hebben te corrigeren;
- in bepaalde situaties kunt u ons vragen om de persoonsgegevens die we van u bewaren te wissen, blokkeren of beperken, of bezwaar te maken tegen bepaalde manieren waarop wij uw persoonsgegevens gebruiken;
- aan de hand van de juiste toestemming kunt u ons ook vragen om de persoonsgegevens die u ons verstrekt heeft naar een derde partij over te brengen;
- u kunt ons vragen de persoonsgegevens die u ons verstrekt heeft te verplaatsen, kopiëren of overdragen van de ene IT-omgeving naar de andere, hetgeen we op een veilige manier zullen uitvoeren en zonder de bruikbaarheid ervan aan te tasten; en
- wij zullen er alles aan doen om samen met u te werken aan correcte oplossingen voor eventuele klachten of zorgen die u heeft over ons gebruik van uw persoonsgegevens. Mocht u evenwel van mening zijn dat we u niet hebben kunnen helpen met uw klacht of zorg, dan heeft u mogelijk het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens in uw land of een andere toezichthoudende autoriteit.
Wanneer we uw persoonsgegevens gebruiken op basis van uw toestemming heeft u het recht om deze toestemming op elk gewenst moment weer in te trekken. Bovendien heeft u op elk moment het recht om bezwaar aan te tekenen wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een rechtmatig belang. U kunt deze rechten uitoefenen door contact op te nemen met Fruitful Office op dezelfde manier waarop we contact met u hebben opgenomen (via ons verkoopteam of onze klantenservice), of door een e-mail te sturen naar privacy@fruitfuloffice.be.
We vertrouwen in de eerste plaats op u om er zeker van te zijn dat uw persoonsgegevens volledig, nauwkeurig en actueel zijn. Informeert u ons alstublieft snel indien u gegevens wilt wijzigingen, of indien uw persoonsgegevens onnauwkeurigheden bevatten, door contact op te nemen met onze klantenservice. Ons klantenserviceteam zal zijn best doen om uw gegevens actief te controleren en deze waar nodig bij te werken, in samenspraak met u of uw bedrijf. U kunt ons over eventuele wijzigingen of onnauwkeurigheden in uw persoonsgegevens e-mailen op privacy@fruitfuloffice.be.
We zullen zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 30 dagen, op uw verzoek reageren.
Uw keuzes
Fruitful Office Account
Als u toegang tot uw account wilt verkrijgen of wenst dat uw gegevens worden bewerkt, vervangen of overdragen, als uw wilt dat uw wachtwoord wordt gewijzigd, of als u een verzoek in wilt dienen tot verwijdering van uw persoonsgegevens, dan kunt u dit doen door contact op te nemen met onze klantenservice of via uw online-account op onze website. U kunt ook een e-mail sturen naar privacy@fruitfuloffice.be. We reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 30 dagen, op elk verzoek om toegang of verwijdering van uw persoonsgegevens.
Uw voorkeuren voor communicatie, marketing en reclame
In onze contacten met u als klant gebruiken we directe communicatiemiddelen zoals e-mail om belangrijke informatie over uw account, bestellingen of service te communiceren. We kunnen u bijvoorbeeld informeren over een aankomende feestdag, onze driemaandelijkse updates inzake onze campagne om bomen te planten, of om u de resultaten van ons jaarlijkse Klantonderzoek te sturen.
U kunt ervoor kiezen om geen directe communicatie van Fruitful Office te ontvangen door contact op te nemen met ons klantenserviceteam en te vragen uw voorkeuren in dit verband aan te passen. U kunt ook de instructies volgen die zijn opgenomen in elke e-mail die u van ons ontvangt, zie hiertoe de link 'Abonnement opzeggen' onder aan elke e-mail. Houdt u er wel rekening mee dat dit kan betekenen dat u bepaalde belangrijke berichten over uw account of bestelling ook niet meer ontvangt. We respecteren uw keuze en we sturen u deze informatieve e-mails met klantinformatie dan ook niet meer als u zich afmeldt.
Houdt u er rekening mee dat, ongeacht of u zich wel of niet heeft afgemeld voor onze e-mails met directe klantcommunicatie, we mogelijk met u blijven communiceren over uw account of bestellingen zolang de Klantenservice en de Financiële administratie van mening zijn dat dit moet gebeuren om u belangrijke informatie over uw account toe te zenden omdat u de aangewezen contactpersoon bent voor dit soort informatie. We kunnen bijvoorbeeld contact met u opnemen in reactie op een vraag van u om een specifiek probleem met betrekking tot uw zendingen aan te pakken, of in verband met het sturen van een factuur. Natuurlijk kunt u ook dit soort communicatie stoppen door de contacten in uw account te wijzigen.
U kunt de hoeveelheid op interesses gebaseerde advertenties die u mogelijk ontvangt aanpassen door het wijzigen van uw cookie-instellingen, de instellingen van uw apparaat en/ of door u af te melden voor bepaalde advertentienetwerken. Ga voor meer informatie over de op interesses gebaseerde advertenties naar Ons gebruik van cookies en andere vergelijkbare technologieën.
Ons gebruik van cookies en andere vergelijkbare technologieën
Raadpleeg alstublieft 'Ons gebruik van cookies en andere vergelijkbare technologieën' beleid.
Contact met ons opnemen
Als u vragen heeft over het gebruik van uw persoonsgegevens stuurt u dan een e-mail naar privacy@fruitfuloffice.be.
Tenzij anders vermeld is Fruitful Office Benelux een gegevensbeheerder van persoonsgegevens die ze verzamelt via haar website. De producten en services zijn onderhevig aan dit Privacybeleid. Het adres van Fruitful Office is Centrale Groothandelsmarkt 179, 1051 LJ Amsterdam, Nederland.
De Functionaris Gegevensbescherming van Fruitful Office Benelux is bereikbaar op het volgende adres: Centrale Groothandelsmarkt 179, 1051 LJ Amsterdam, Nederland, of per e-mail op privacy@fruitfuloffice.be.
Wijzigingen in ons Privacybeleid
Fruitful Office kan dit Beleid indien nodig aanpassen of bijwerken ten einde de feedback van klanten en veranderingen in producten en services van Fruitful Office weer te geven. Controleer dit Beleid daarom regelmatig. Wanneer we dit Beleid bijwerken zullen we de datum van de 'Laatste update' bovenaan het Beleid afdrukken. Indien er sprake is van materiële wijzigingen in het Beleid of in de manier waarop Fruitful Office uw persoonsgegevens gebruikt zullen wij u hiervan op de hoogte brengen middels een (blog)post/ bericht alvorens deze in werking te stellen, of door u op de hoogte te stellen middels een persoonlijke kennisgeving. We raden u derhalve aan deze kennisgevingen regelmatig te lezen zodat u geïnformeerd blijft over de manier waarop Fruitful Office uw informatie verwerkt en beschermt.
